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メールアドレス漏洩のお知らせとお詫び

 みやこ町ふるさと納税の運用代行移行に際し、2023年8月31日(木)及び9月1日(金)に、事業者様へ一括にてメール送信を行った際、各事業者様のメールアドレスが表示される形にて送信を行い、漏洩する事態が発覚いたしました。事業者様、そして関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
今回の事態を厳粛に受け取め、同様の事案を起こさぬよう再発防止対策を講じ、徹底します。

1. 概要

 2023年8月31日、及び9月1日、提出書類のご案内を事業者様へ一括メール送信行った際、「Bcc」で送信すべきところを「To(宛先)」欄に事業者様のメールアドレスをすべて記載し送信を行ってしまいました。受信者様のメールアドレスがすべて表示される形で送信を行ってしまい、27件の個人情報(メールアドレス)漏洩の事案が発生いたしました。
事業者様に対し、お電話での謝罪、メールアドレスの削除依頼を行い、9月7日(木)までにご承諾を頂きました。

2. 個人情報の種類、件数

個人情報の種類:メールアドレス
件数:27件

3. 原因

 一括メール送信行う際、「Bcc」を使用し送信することが徹底されていませんでした。加えて、弊社の教育不足、チェック体制、管理体制、報告体制の欠陥により起こった事象であります。

4. 二次被害の有無・可能性

二次被害の連絡は受けておりません。

5. 今後の改善策

・社内教育の徹底
 ①個人情報の取り扱いに関する社内研修
 ②研修内容のテスト
 ③結果を踏まえ再研修
 ※上記を1つの研修内容として2023年9月より半年に1度実施します。
・通常メールソフトでの一括メール送信禁止
・一括メール送信専用システムを導入、一括送信時は各課責任者のダブルチェック(承認)を得て、送信する
・個人情報リストを添付しての一括メール送信禁止
・個人情報リストを添付しメール送信する際は、宛先は1件のみ、各課責任者のダブルチ
ェック(承認)を得て送信
・上記、周知徹底の為、各月月初に社内アナウンスを行います。

6. 関係機関への報告状況

9月4日~8日 みやこ町役場報告
9月8日    くまもと産業支援財団に報告

 今回の事態について深くお詫び申し上げるとともに、信頼回復に全力を尽くす覚悟です。
この度は大変ご迷惑をお掛けし、誠に申し訳ございませんでした。



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